Terms and conditions
PhotoJockey RockPix — Claudia Steinle
§ 1 Scope of Application
(1) These Terms and Conditions apply to all contracts between PhotoJockey RockPix, owner Claudia Steinle (hereinafter “Photographer”), and her clients (hereinafter “Client”) for photographic, videographic, and creative services.
(2) Conflicting or deviating terms and conditions of the Client shall not be recognized unless the Photographer expressly agrees to their validity in writing.
(3) These Terms and Conditions apply to entrepreneurs within the meaning of applicable commercial law as well as to natural persons acting in the course of their commercial or freelance activities.
§ 2 Formation of Contract and Order Confirmation
(1) Offers made by the Photographer are non-binding and subject to change.
(2) A contract is formed upon written or electronic order confirmation by the Photographer, or upon actual commencement of services.
(3) Verbal side agreements require written confirmation to be valid.
(4) The Photographer reserves the right to decline orders without stating reasons — particularly orders that do not correspond to the defined service profile (music, rock, live, and artist photography).
§ 3 Scope of Services
(1) The specific scope of services shall be determined by the individual order confirmation or proposal. Unless otherwise agreed in writing, the order includes:
- the agreed number of fully edited photographs or video material
- digital delivery of files in the agreed format
- a simple, non-exclusive usage right for the contractually defined purpose and period
(2) The following are not included unless separately agreed:
- physical prints or printed materials
- raw data (RAW files)
- extended or exclusive usage rights
- travel, accommodation, and meal expenses
(3) The number of final images is indicative. The selection of images to be edited remains at the artistic discretion of the Photographer.
§ 4 Fees and Payment Terms
(1) The agreed fee is net plus applicable value added tax.
(2) Unless otherwise agreed:
- 50% of the fee is due as a deposit upon order confirmation
- 50% of the fee is due no later than the day of the shoot/event
- For tour accompaniments: individual payment plans can be arranged
(3) Default in payment occurs without reminder if payment is not received within 14 days of invoicing. Interest shall be charged at 9 percentage points above the applicable base rate.
(4) The Client’s right to offset or withhold payment exists only where the counterclaim has been finally established or acknowledged by the Photographer.
(5) Travel costs, accommodation, meals, and equipment transport costs shall be invoiced separately unless included as a flat rate in the proposal.
§ 5 Copyright and Usage Rights
(1) All photographic and videographic works created under this contract are copyright-protected works of the Photographer within the meaning of applicable copyright law.
(2) Upon full payment, the Client receives a simple, non-transferable usage right for the purpose and period defined in the order.
(3) The following uses are not permitted without separate remuneration:
- commercial licensing to third parties (sale, sublicensing)
- use by other artists, labels, or organizers who are not the contracting Client
- alteration, editing, or distortion of the works without consent
- removal or modification of metadata and copyright notices
(4) The Photographer retains the right to use the created works for her own presentation, portfolio, and marketing purposes. Exclusion of this right requires an express written agreement with separately agreed remuneration.
(5) Exclusive usage rights or full transfers of rights must be commissioned and remunerated separately.
(6) A photo credit “Photo: PhotoJockey RockPix / Claudia Steinle” is mandatory for every publication unless expressly agreed otherwise.
§ 6 Client Obligations
(1) The Client is obliged to provide the Photographer with all information, permits, and access rights necessary for the execution of the order, in particular:
- venue accreditations and photo passes for concerts and festivals
- consent of persons depicted, insofar as the Client is responsible for obtaining these
- technical requirements or format specifications for image delivery
(2) Delays or additional costs arising from a breach of these obligations shall be borne by the Client.
(3) The Client ensures that the use of the delivered works does not infringe any third-party rights and shall indemnify the Photographer against any third-party claims.
§ 7 Cancellation
(1) Cancellations must be made in writing (email is sufficient). The relevant date is the time of receipt by the Photographer.
(2) In the event of cancellation by the Client, the following cancellation fees apply:
- Cancellation more than 30 days before the appointment: 25% of the agreed fee
- Cancellation 15–30 days before the appointment: 50% of the agreed fee
- Cancellation 8–14 days before the appointment: 75% of the agreed fee
- Cancellation 0–7 days before the appointment or no-show: 100% of the agreed fee
(3) Travel and material costs already incurred shall be reimbursed in full regardless of the time of cancellation.
(4) In the event of cancellation by the Photographer due to circumstances beyond her control, the fee already paid shall be refunded. Further claims by the Client are excluded.
(5) Event cancellations by organizers or force majeure do not give rise to a claim for full fee refund if the Photographer has already rendered services or incurred costs.
§ 8 Delivery and Acceptance
(1) Digital files are delivered after full payment, typically within 10–21 business days after the shoot, unless individually agreed otherwise.
(2) Delivery delays caused by circumstances beyond the Photographer’s control do not entitle the Client to withdraw from the contract or reduce the fee.
(3) RAW files are generally not part of the delivery unless expressly agreed in writing.
(4) Delivery is deemed accepted if the Client does not raise specific written complaints within 7 business days of delivery.
§ 9 Complaints and Post-Processing
(1) Complaints must be submitted in writing within 7 business days of delivery. After this period, the services are deemed rendered in accordance with the contract.
(2) Subjective aesthetic judgments (e.g., crop, color tone, image selection) do not constitute a defect, provided the service corresponds to the agreed style and artistic approach of the Photographer.
(3) In the event of a justified complaint, the Photographer is entitled to make corrections. Only after two unsuccessful correction attempts may the Client demand a price reduction or withdrawal.
§ 10 Liability
(1) The Photographer is liable without limitation for damages resulting from injury to life, body, or health, as well as for intentionally or grossly negligently caused damages.
(2) In all other respects, liability is limited to breach of a material contractual obligation, capped at typically foreseeable damage.
(3) The Photographer is not liable for loss or damage to files after delivery. The Client is responsible for their own data backup.
(4) The Photographer assumes no liability for technical failures, unforeseen lighting conditions, or restrictions by venue operators.
(5) The Photographer bears no responsibility for the Client’s use of the delivered works.
§ 11 Data Protection
(1) The Photographer processes personal data exclusively for contract performance and in accordance with applicable data protection regulations (GDPR).
(2) The Client is responsible for obtaining necessary consents from persons depicted, insofar as these are not covered by the event format.
(3) Further information on data protection can be found at www.photo-jockey.com.
§ 12 Prohibition of AI Use and Machine Processing
(1) All works created under this contract are protected by copyright. Their use as training, learning, or optimization data for artificial intelligence (AI) systems — whether commercial or non-commercial, open or proprietary — is expressly and entirely prohibited.
(2) Prohibited in particular is:
- the use of works for training, fine-tuning, or optimization of AI models or image generators (e.g. Stable Diffusion, Midjourney, DALL-E, Firefly)
- feeding works into automated scraping, crawling, or data aggregation systems
- passing works on to third parties for AI training or machine processing
- the use of AI tools for automated alteration, style transfer, or reproduction of the works
(3) The Client undertakes not to carry out these uses themselves, nor to enable or permit third parties to do so. This applies to licensees, subcontractors, and commissioned agencies.
(4) In the event of a breach, the Photographer is entitled to claim a contractual penalty of EUR 5,000 per work and per breach. The right to claim further damages is expressly reserved.
(5) The Photographer is entitled to apply technical protection measures (e.g. digital watermarks, metadata, AI defense technologies). The Client undertakes not to remove, circumvent, or alter these measures.
(6) This clause applies without time limit regardless of whether the works are publicly accessible or not.
§ 13 Final Provisions
(1) The law of the Federal Republic of Germany applies, to the exclusion of the UN Convention on Contracts for the International Sale of Goods (CISG).
(2) The place of jurisdiction for all disputes is Augsburg, provided the Client is a merchant, legal entity under public law, or a special fund under public law.
(3) Should individual provisions be or become invalid, the validity of the remaining provisions shall not be affected.
(4) Amendments and additions to these Terms and Conditions require written form.
§ 1 Geltungsbereich
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen PhotoJockey RockPix, Inhaberin Claudia Steinle (nachfolgend „Fotografin”), und ihren Auftraggebern (nachfolgend „Auftraggeber”) über fotografische, videografische und gestalterische Leistungen.
(2) Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Auftraggebers werden nicht anerkannt, es sei denn, die Fotografin stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.
(3) Diese AGB gelten gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB sowie gegenüber natürlichen Personen, die im Rahmen ihrer gewerblichen oder selbstständigen Tätigkeit handeln.
§ 2 Vertragsschluss und Auftragsbestätigung
(1) Angebote der Fotografin sind freibleibend und unverbindlich.
(2) Ein Vertrag kommt zustande durch schriftliche oder elektronische Auftragsbestätigung der Fotografin oder durch tatsächliche Erbringung der Leistung.
(3) Mündliche Nebenabreden bedürfen der schriftlichen Bestätigung, um Gültigkeit zu entfalten.
(4) Die Fotografin behält sich das Recht vor, Aufträge ohne Angabe von Gründen abzulehnen — insbesondere Aufträge, die nicht dem definierten Leistungsprofil (Musik-, Rock-, Live- und Artistfotografie) entsprechen.
§ 3 Leistungsumfang
(1) Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus der individuellen Auftragsbestätigung oder dem Angebot. Ohne anderslautende schriftliche Vereinbarung umfasst der Auftrag:
- die vereinbarte Anzahl fertig bearbeiteter Fotografien oder Videomaterial
- digitale Lieferung der Dateien in vereinbartem Format
- einfaches Nutzungsrecht für den vertraglich vereinbarten Verwendungszweck
(2) Nicht im Leistungsumfang enthalten sind, sofern nicht gesondert vereinbart:
- physische Abzüge oder Druckerzeugnisse
- Rohdaten (RAW-Dateien)
- erweiterte oder exklusive Nutzungsrechte
- Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten
(3) Die Anzahl der finalen Bilder ist Richtwert. Die Auswahl der zu bearbeitenden Aufnahmen liegt im künstlerischen Ermessen der Fotografin.
§ 4 Honorar und Zahlungsbedingungen
(1) Das vereinbarte Honorar ist netto zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
(2) Sofern nicht abweichend vereinbart, gilt:
- 50 % des Honorars sind als Anzahlung bei Auftragsbestätigung fällig
- 50 % des Honorars sind spätestens am Tag des Shootings / Events zur Zahlung fällig
- Bei Tourbegleitungen: Vereinbarung individueller Zahlungspläne möglich
(3) Zahlungsverzug tritt ohne Mahnung ein, wenn die Zahlung nicht binnen 14 Tagen nach Rechnungsstellung eingeht. Ab Verzugsbeginn werden Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz berechnet.
(4) Aufrechnung oder Zurückbehaltungsrechte des Auftraggebers bestehen nur, soweit die Gegenforderung rechtskräftig festgestellt oder von der Fotografin anerkannt wurde.
(5) Reisekosten, Übernachtung, Verpflegung sowie Kosten für Equipment-Transport werden gesondert in Rechnung gestellt, sofern nicht im Angebot pauschal enthalten.
§ 5 Urheberrecht und Nutzungsrechte
(1) Alle im Rahmen des Auftrags entstehenden fotografischen und videografischen Werke sind urheberrechtlich geschützte Werke der Fotografin im Sinne des Urheberrechtsgesetzes (UrhG).
(2) Mit vollständiger Bezahlung des Honorars erhält der Auftraggeber das einfache, nicht übertragbare Nutzungsrecht für den im Auftrag definierten Verwendungszweck und Zeitraum.
(3) Folgende Nutzungen sind ohne gesonderte Vergütung nicht gestattet:
- kommerzielle Lizenzvergabe an Dritte (Verkauf, Sublizenzierung)
- Nutzung durch andere Künstler, Labels oder Veranstalter, die nicht Auftraggeber sind
- Abänderung, Bearbeitung oder Verfremdung der Werke ohne Zustimmung
- Entfernung oder Veränderung von Metadaten und Urheberkennzeichnungen
(4) Die Fotografin behält das Recht, die erstellten Werke zu eigenen Präsentations-, Portfolio- und Marketingzwecken zu verwenden. Soll dieses Recht ausgeschlossen werden, bedarf es einer ausdrücklichen schriftlichen Vereinbarung mit gesondert zu vereinbarender Vergütung.
(5) Exklusive Nutzungsrechte oder vollständige Rechteübertragungen sind gesondert zu beauftragen und werden gesondert berechnet.
(6) Eine Bildunterschrift oder Credit-Nennung in der Form „Foto: PhotoJockey RockPix / Claudia Steinle” ist bei jeder Veröffentlichung verpflichtend, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart.
§ 6 Pflichten des Auftraggebers
(1) Der Auftraggeber ist verpflichtet, der Fotografin rechtzeitig alle zur Durchführung des Auftrags notwendigen Informationen, Genehmigungen und Zugangsrechte zu verschaffen, insbesondere:
- Venue-Akkreditierungen und Fotopässe für Konzerte und Festivals
- Einwilligungen abgebildeter Personen, sofern der Auftraggeber diese zu beschaffen hat
- technische Anforderungen oder Formatvorgaben für die Bildlieferung
(2) Verzögerungen oder Mehrkosten, die aus der Verletzung dieser Mitwirkungspflichten entstehen, gehen zu Lasten des Auftraggebers.
(3) Der Auftraggeber stellt sicher, dass die Nutzung der gelieferten Werke keine Rechte Dritter verletzt und stellt die Fotografin von Ansprüchen Dritter frei.
§ 7 Stornierung und Terminabsage
(1) Stornierungen bedürfen der Schriftform (E-Mail genügt). Maßgeblich ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Fotografin.
(2) Bei Stornierung durch den Auftraggeber gelten folgende Stornogebühren:
- Stornierung mehr als 30 Tage vor dem Termin: 25 % des vereinbarten Honorars
- Stornierung 15–30 Tage vor dem Termin: 50 % des vereinbarten Honorars
- Stornierung 8–14 Tage vor dem Termin: 75 % des vereinbarten Honorars
- Stornierung 0–7 Tage vor dem Termin oder Nichterscheinen: 100 % des vereinbarten Honorars
(3) Bereits entstandene Reise- und Materialkosten sind unabhängig vom Stornierungszeitpunkt vollständig zu erstatten.
(4) Bei Stornierung durch die Fotografin aus von ihr nicht zu vertretenden Gründen (höhere Gewalt, Krankheit, Unfall) wird das bereits gezahlte Honorar erstattet. Weitergehende Ansprüche des Auftraggebers sind ausgeschlossen.
(5) Veranstaltungsabsagen durch Veranstalter oder höhere Gewalt begründen keinen Anspruch auf vollständige Honorarrückerstattung, sofern die Fotografin bereits Leistungen erbracht oder Kosten aufgewendet hat.
§ 8 Lieferung und Abnahme
(1) Digitale Dateien werden nach vollständiger Bezahlung des Honorars geliefert, typischerweise innerhalb von 10–21 Werktagen nach dem Aufnahmetermin, sofern nicht individuell anders vereinbart.
(2) Lieferverzögerungen durch Umstände, die die Fotografin nicht zu vertreten hat, berechtigen den Auftraggeber nicht zum Rücktritt oder zur Minderung.
(3) Rohdaten (RAW-Dateien) sind grundsätzlich nicht Bestandteil der Lieferung und werden nicht herausgegeben, sofern dies nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde.
(4) Gilt mit Lieferung der Dateien als abgenommen, sofern der Auftraggeber nicht innerhalb von 7 Werktagen konkrete schriftliche Mängelrügen erhebt.
§ 9 Reklamationen und Nachbearbeitung
(1) Beanstandungen sind schriftlich und innerhalb von 7 Werktagen nach Lieferung zu melden. Nach Ablauf dieser Frist gelten die Leistungen als vertragsgemäß erbracht.
(2) Subjektive Geschmacksurteile (z. B. Bildausschnitt, Farbstimmung, Bildauswahl) begründen keinen Mangel, sofern die Leistung dem vereinbarten Stil und dem künstlerischen Ansatz der Fotografin entspricht.
(3) Bei berechtigter Mängelrüge ist die Fotografin zur Nachbesserung berechtigt. Erst nach zweimalig erfolgloser Nachbesserung kann der Auftraggeber Minderung oder Rücktritt vom Vertrag verlangen.
§ 10 Haftung
(1) Die Fotografin haftet uneingeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachte Schäden.
(2) Im Übrigen haftet die Fotografin nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), begrenzt auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden.
(3) Für den Verlust oder die Beschädigung von Bild- und Videodateien nach Übergabe an den Auftraggeber haftet die Fotografin nicht.
(4) Die Fotografin übernimmt keine Haftung für technische Ausfälle, unvorhergesehene Lichtbedingungen, Einschränkungen durch Venue-Betreiber oder andere außerhalb ihres Einflussbereichs liegende Umstände.
(5) Die Fotografin trägt keine Verantwortung für die Nutzung der gelieferten Werke durch den Auftraggeber. Rechtsverletzungen durch den Auftraggeber gehen zu dessen Lasten.
§ 11 Datenschutz
(1) Die Fotografin verarbeitet personenbezogene Daten des Auftraggebers ausschließlich zur Vertragserfüllung und gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
(2) Der Auftraggeber ist für die Einholung notwendiger Einwilligungen abgebildeter Personen verantwortlich, soweit diese nicht durch das Veranstaltungsformat gedeckt sind.
(3) Weitere Informationen zum Datenschutz sind der Datenschutzerklärung unter www.photo-jockey.com zu entnehmen.
§ 12 Verbot der KI-Nutzung und maschinellen Verarbeitung
(1) Sämtliche im Rahmen dieses Vertrags erstellten fotografischen und videografischen Werke sind urheberrechtlich geschützt. Ihre Verwendung als Trainings-, Lern- oder Optimierungsdaten für Systeme der Künstlichen Intelligenz (KI) — gleich ob kommerziell oder nicht-kommerziell, offen oder proprietär — ist ausdrücklich und vollständig untersagt.
(2) Verboten ist insbesondere:
- die Nutzung der Werke zum Training, Fine-Tuning oder zur Optimierung von KI-Modellen, Bildgeneratoren oder vergleichbaren Systemen (z. B. Stable Diffusion, Midjourney, DALL-E, Firefly)
- das Einspeisen der Werke in automatisierte Scraping-, Crawling- oder Datenaggregationssysteme
- die Weitergabe der Werke an Dritte zum Zweck des KI-Trainings oder der maschinellen Verarbeitung
- die Nutzung von KI-Werkzeugen zur automatisierten Veränderung, Stilübertragung oder Reproduktion der Werke
(3) Der Auftraggeber verpflichtet sich, diese Nutzungen weder selbst vorzunehmen noch Dritten zu ermöglichen oder zu gestatten. Diese Verpflichtung gilt auch für Lizenznehmer, Subunternehmer und beauftragte Agenturen.
(4) Bei einem Verstoß gegen dieses Verbot ist die Fotografin berechtigt, eine Vertragsstrafe in Höhe von EUR 5.000 je Werk und je Verstoßhandlung geltend zu machen. Weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben vorbehalten.
(5) Die Fotografin ist berechtigt, ihre Werke mit technischen Schutzmaßnahmen zu versehen (z. B. digitale Wasserzeichen, Metadaten, KI-Abwehrtechnologien). Der Auftraggeber verpflichtet sich, diese Schutzmaßnahmen nicht zu entfernen, zu umgehen oder zu verändern.
(6) Diese Klausel gilt zeitlich unbeschränkt und unabhängig davon, ob die betreffenden Werke öffentlich zugänglich sind oder nicht.
§ 13 Schlussbestimmungen
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist Augsburg, sofern der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
(4) Änderungen und Ergänzungen dieser AGB bedürfen der Schriftform.
Note: These Terms and Conditions were created as a template and do not constitute legal advice. Prior to use, review by a qualified attorney is recommended, particularly regarding copyright and liability clauses.